No ambiente de uma empresa, o arquivo é definido como: “um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência, e que são organizados e conservados para consultas e comprovações.”
Para que serve o arquivo em uma empresa?
Isso quer dizer que a finalidade do arquivo é preservar a situação fiscal, a memória e a história da instituição que o mantém. Outra função
importante do arquivo de uma empresa é ajudar na comprovação de tempo de serviço de antigos funcionários que querem se aposentar e não têm todos os documentos necessários.
Os documentos podem ser guardados segundo diversos critérios de arquivamento: data, numeração, assunto etc. Esses critérios formam o que chamamos de método de arquivamento. É importante conhecer a “lógica” usada em cada arquivo. Se você não sabe qual foi o critério utilizado para classificar e guardar os documentos, certamente terá dificuldade de encontrar aquele que estiver procurando.
Métodos de arquivamento são as formas encontradas para separar e classificar os documentos. Normalmente utiliza-se mais de um método de arquivamento, pois é difícil que um único método dê conta do serviço. Enquanto alguns documentos são melhor ordenados por assunto, outros são por nome, local, data ou número. Você verá mais adiante cada um desses métodos.
LEMBRE-SE!
Nem todo papel é documento. Nem todo documento precisa ser guardado. Por isso é preciso também ter critérios para diferenciar os documentos que merecem ser arquivados daqueles que não terão valor no futuro.
É claro que comprovantes de pagamento, contas e certidões, por exemplo, são papéis ou documentos que devem ser arquivados. Ainda vamos falar de alguns deles. Depois, se você precisar relembrar o nome e a função de algum documento. Agora, vamos ver algumas características e habilidades que o profissional deve ter para desempenhar bem as funções de arquivador.
