Em toda empresa circula muita papelada. São notas fiscais, cartas, formulários, listas. Todos, sem exceção, devem ser considerados importantes, pois podem servir para promover mudanças, tomar decisões, participar novidades, dar ordens, comprovar transações envolvendo dinheiro. Se a empresa for grande, maior ainda será a quantidade desses papéis.

Todos os dias chegam diversas correspondências, contas e documentos à empresa. Em geral, além das contas, são cartas trocadas entre as empresas ou entre a empresa e os clientes, assim como folhetos de propaganda. Essa é a chamada correspondência externa, ou seja, circula fora da empresa. Mas existe também a correspondência interna, que são as circulares, os comunicados e os memorandos.

Alguns documentos são fundamentais para o funcionamento de uma empresa. São eles muitas vezes que permitem que a empresa execute suas operações.

Os mais comuns, mas nem por isso menos importantes, são os recibos, as notas fiscais, as guias de recolhimento de impostos ou de contribuições, as requisições de materiais e pedidos de compras.

Classificação de documentos de arquivo

Recibo é o comprovante que a pessoa assina quando recebe alguma encomenda, um documento importante ou algum pagamento.

Nota fiscal é um documento que acompanha a remessa de mercadorias expedidas pelo fornecedor do material. Nela estão relacionados os produtos com a descrição das quantidades e dos preços, além da data da operação. Na nota fiscal também estão discriminados os impostos, os eventuais descontos e o valor do frete.

Um exemplo

Uma empresa compra vários móveis de escritório de uma grande loja de departamentos. A quantidade de mesas e cadeiras, os modelos adquiridos, além do valor pago por elas estão detalhados na nota fiscal. Uma semana após a compra, porém, uma das cadeiras quebrou.

Para conseguir uma troca é necessário ter a nota fiscal. Ela é a prova de que a cadeira foi comprada naquela data, naquela empresa, e pelo preço descrito.

As guias de recolhimento são uma espécie de boleto bancário usado para o pagamento de impostos. Para cada imposto, há uma guia diferente.

As requisições de materiais ou pedidos de compra são formulários usados nas empresas para solicitar materiais de consumo ou produtos ao almoxarifado, ou ainda, para solicitar a compra de materiais que não estão no estoque.

Existem ainda muitos outros documentos, atas, relatórios, cadastros etc. Os que você conheceu agora são os mais importantes e comuns a todas as empresas.

Regras de classificação de documentos de arquivo

Você já sabe que existem vários tipos de arquivo e diferentes documentos. A seguir, vamos ver algumas regras usadas para classificar os documentos e guardá-los com segurança. Essas regras facilitam a organização do arquivo.

Documento escrito – contratos, certidões, tabelas, questionários etc. Em geral são arquivados em pastas e guardados em arquivos de aço.

Documento iconográfico – iconografia, de acordo com o dicionário, é a arte de representar algo através de imagens.

Documentos iconográficos são, portanto, fotos, quadros etc. Esses documentos são guardados em móveis maiores, de gavetas largas e rasas, chamados de mapotecas.

Documento cartográfico – cartografia, de acordo com o dicionário, é a arte ou a ciência de compor mapas. Os documentos cartográficos são os próprios mapas, que também são guardados em mapotecas.

Quanto à natureza, os documentos podem ser ostensivos, como, por exemplo, a escala de plantão de porteiros em um edifício residencial, comunicados públicos, avisos a sócios ou condôminos etc.

Outros documentos, entretanto, têm circulação restrita. Isto é, são enviados apenas às pessoas interessadas no assunto. Dentre
estes existem ainda os confidenciais e os secretos.

  • Confidencial – seu assunto, embora não exija alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas.
    • Exemplo: propostas entregues pelas empresas durante um processo de licitação, documentos do setor de pessoal etc.
  • Secreto – seu assunto exige alto grau de segurança, mas pessoas autorizadas podem ter acesso a ele.
    • Exemplo: informações de interesse político, planos de expansão da empresa, pesquisas de desenvolvimento de produtos etc.