Com a troca dos papéis por arquivos digitais, muitos documentos não são arquivados fisicamente. Entretanto, existem alguns que devem ser arquivados em papel, como os comprovantes de pagamento de impostos. O documento impresso e autenticado é a prova de que o tributo foi realmente pago. Por isso é preciso cuidado ao arquivá-lo. Imagine a empresa ser obrigada a pagar novamente o imposto, com multa de até 20% sobre o valor devido, mais juros, porque não conseguiu comprovar o pagamento. Só com este breve exemplo, podemos ver a importância de guardar documentos.
Por isso, esteja muito atento ao manusear documentos.
Classificação de documentos pessoais, públicos e privados
Pare um minuto e pense nos variados tipos de arquivo que podem ter alguma relação com a sua vida:
- O arquivo de fotos da sua família.
- O arquivo da escola em que estudou, onde há uma ficha com informações sobre você, mesmo que já tenha saído da escola.
- O arquivo do clube ou da academia de ginástica, com as fichas dos frequentadores.
- Carteira de vacinação.
Além dos arquivos pessoais, existem outros que dizem respeito às instituições, às cidades, ao país, às empresas etc. Assim, os arquivos podem ser:
Públicos – arquivos de instituições do governo federal, estadual ou municipal. Exemplo: o arquivo da prefeitura da sua cidade.
Institucionais – arquivos de escolas, igrejas, associações, Organizações Não Governamentais (ONGs) e de quaisquer organizações sem fins lucrativos. Exemplo: o arquivo de um sindicato de trabalhadores.
Empresariais – arquivos de firmas, corporações e companhias.
Exemplo: o arquivo de uma loja ou de um banco.
Existem arquivos históricos, arquivos de memórias, correspondências e documentos de vida, como os de alguns políticos, escritores, intelectuais, jornalistas, pesquisadores, personalidades etc.
Esses arquivos são tão importantes que costumam ser doados a alguma instituição ou mesmo vendidos para bibliotecas.
Os arquivos, de acordo com a sua evolução ou tempo de vida podem ser classificados como:
Arquivo corrente – guarda a documentação mais atual, que é consultada com mais freqüência. Deve ser mantido em local de fácil acesso, para facilitar a consulta. Também é conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: arquivo de uma escola, com documentos referentes ao ano letivo atual.
Arquivo intermediário – inclui documentos que vieram do arquivo corrente porque deixaram de ser usados com freqüência.
Sua permanência no arquivo é temporária, pois estão aguardando para serem jogados fora ou mandados ao arquivo permanente. Exemplo: arquivo com os documentos reunidos ao longo dos últimos 10 anos de uma empresa.
Arquivo morto – guarda documentos que perderam o valor e cujo uso deixou de ser frequente. São conservados somente por causa de seu valor histórico, com fins de pesquisa. Exemplo: arquivo de um hospital público, com as fichas de pacientes que foram atendidos há mais de 30 anos.
