O almoxarife usa uma ficha, conhecida como ficha de controle ou de prateleira, onde ele anota as características, prazo de validade e outras informações sobre cada material que entra e sai da empresa. Algumas empresas, ao se informatizarem, deixam de usá-las, enquanto outras mantêm as fichas como uma forma mais segura e imediata de controlar as informações. Essas fichas ficam na própria estante e isso ajuda os funcionários a fazer as anotações no momento em que o material é retirado ou colocado na prateleira.
A ficha de prateleira contém as seguintes informações:
- Lote – em qual lote, nas estantes, o material será armazenado?;
- Unidade – qual é a unidade contida nesse lote: folhas de papel (fl), peças de reposição (pç) etc.?;
- Localização – em qual prateleira e em qual corredor o material será guardado?;
- Data de recebimento;
- Referência – qual departamento da empresa fez a solicitação?;
- Entrada (Quantas unidades entraram no almoxarifado?);
- Saída (Quantas unidades saíram para o departamento solicitante?);
- Saldo (Quantas ficaram após o atendimento do pedido?).
Após ser preenchida, a ficha fica junto do material na estante.
No computador, o sistema funciona da mesma forma.
Outros materiais de consumo usados no almoxarifado para embalar as mercadorias que saem do depósito são o papel de embrulho – em geral papel craft, que é mais resistente –, plástico bolha – para proteger os produtos mais frágeis–, caneta, tesoura, e fita gomada.
Nem sempre a mercadoria é embalada no almoxarifado, mas é bom ter esses materiais à disposição.
