Espírito de equipe, gentileza e boa vontade são qualidades que não podem faltar no arquivador. Quem trabalha com arquivo precisa ter habilidade para lidar com o público.
Achou estranho? Pensou que o trabalho do arquivador fosse só ficar com a cara enfiada numa gaveta de arquivo? Nada disso. Esse setor pode ser bem movimentado e atender a diversos outros departamentos ou funcionários da empresa. Afinal, como você já viu, um arquivo guarda o registro da vida de uma empresa e de seus empregados.
O arquivo não é propriedade do arquivador – ele serve a todos os departamentos – e, em alguns casos, aos colegas de trabalho também.
Um exemplo
O computador do setor de design da Agência XPTO apresentou um problema. É um defeito grave, mas, por sorte, o equipamento ainda está na garantia. Quem irá salvar o setor? O arquivo, onde certamente estará o certificado de garantia e a nota fiscal de compra. Por isso, dizemos que o setor de arquivo presta serviços para toda a empresa.
Qual o perfil profissional esperado de quem trabalha como arquivador?
O profissional de arquivo também precisa de uma boa capacidade de concentração e atenção. Essas características serão muito valiosas na hora de classificar um documento que chega para ser arquivado. Classificar significa definir em que pasta deverá ser guardado. Afinal, não adianta ter métodos de arquivamento sofisticados se o arquivador se distrai e o papel vai parar na gaveta errada.
Lembre-se
Papéis não se desmancham no ar. Quando algum some é porque foi colocado no lugar errado.
E por falar em “lembre-se”, outra coisa importante é a memória. Ela vai ajudar muito na hora de recuperar informações e localizar documentos. Você é jovem e certamente tem boa memória. Em geral, quando os jovens não conseguem se lembrar bem de alguma coisa é porque faltou atenção. Então, a dica é esta: prestar atenção e trabalhar com interesse para registrar e fixar o que está fazendo.
Outra qualidade do arquivador é a paciência. Muitas vezes, mesmo em um arquivo organizado é difícil localizar um documento, sobretudo aqueles mais antigos ou que não são usados com freqüência. Então não adianta se afobar. Não deixe a impaciência tomar conta da sua emoção. Para procurar alguma coisa é bom ter cabeça fria, determinação, atenção e… paciência.
Só isso? Não.
Outro atributo a ser desenvolvido é a capacidade de avaliação, que também chamamos de discernimento. O velho bom senso.
Mas não se assuste. Todos esses atributos ou qualidades podem ser cultivados, treinados e aperfeiçoados com o tempo. No início é melhor não arriscar muito. Na dúvida, pergunte.
Por último, uma recomendação útil: muitas vezes o arquivador lida com informações sigilosas ou confidenciais como, por exemplo, aspectos da vida pessoal de algum funcionário, questões legais ou fiscais que não devem ser divulgadas.
Como arquivador, você provavelmente terá acesso a essas informações e não pode sair contando quanto ganha o fulano, nem que a empresa está sendo processada. Por isso deve ter cuidado, responsabilidade e ética. Quando falamos de ética estamos falando de valores e de virtudes. Estamos falando de comportamento humano e das regras de convivência na sociedade, no grupo familiar e no trabalho.
