Arquivar quer dizer guardar, conservar na memória ou em um lugar seguro as informações e os documentos.
Essa é a primeira característica de um arquivo: as coisas que são guardadas ali são importantes, seja porque vamos precisar delas, seja porque têm um valor histórico ou mesmo afetivo.
Ninguém arquiva um papel sem utilidade, um folheto desses que recebemos na rua ou um bilhete do colega de trabalho avisando que foi ao banco.
Os arquivos são necessários à vida de qualquer organização, seja ela do tamanho que for.
O que faz o arquivista (arquivador)?
O arquivista (arquivador) arruma de forma lógica – exemplo por assunto, ordem alfabética ou cronológica (de tempo) – todo tipo de documentos dentro de arquivos.
Mas nem só as empresas precisam de arquivos. Na nossa vida fora do trabalho também temos de guardar papéis, documentos e comprovantes. Ou seja, também devemos ter um arquivo pessoal, mesmo que ele seja uma simples pasta ou até uma gaveta…
A palavra arquivo tem vários empregos e significados. É o termo usado para nomear o conjunto de correspondências e documentos que devem permanecer guardados e é também o nome do móvel, geralmente de metal e com gavetas, usado para guardar os documentos. E mais: costumamos chamar de arquivo o lugar ou a sala onde ficam esses móveis.
Um exemplo
Quem é prudente e organizado costuma guardar a nota de compra e o certificado de garantia dos eletrodomésticos que comprou. Às vezes o aparelho apresenta defeito antes do término do prazo de garantia, mas se temos a nota fiscal e o certificado de garantia, basta entrar em contato com a loja onde foi comprada a mercadoria e pedir o conserto ou a substituição do aparelho. Agora, se a nota foi para o lixo e o certificado de garantia sumiu…
Esse é um exemplo bastante comum e certamente você conhece essa situação.
