Administração: Local e material de trabalho do arquivador

O bom funcionamento de um arquivo depende não só dos profissionais que trabalham nele, mas também do local e dos equipamentos escolhidos para sua montagem.

A área onde ficam os arquivos deve ser fácil de limpar, pois a poeira e o mofo são inimigos mortais dos documentos. Outro aspecto a ser observado é a ventilação, já que o calor excessivo, por exemplo, torna os papéis amarelados. O recurso do ventilador pode representar um perigo, já que o vento pode fazer os papéis voarem e se perderem. Nem sempre é possível reunir as condições ideais, mas uma coisa é imprescindível: segurança. Por isso, atenção ao prazo de validade dos extintores de incêndio.

• Saiba o que fazer e como agir em princípios de incêndio para evitar uma tragédia maior

Lembre-se:

A ética refere-se à conduta humana do ponto de vista do bem e do mal. Essa palavra, que vem da Grécia, também está ligada à capacidade interna que o indivíduo tem de reagir ao certo e ao errado de acordo com a sua cultura.

Os móveis devem ser adequados ao tipo e ao tamanho dos documentos que serão arquivados. Existem arquivos especiais para guardar mapas e plantas de arquitetura – as mapotecas –, revistas, jornais e muitos outros documentos e publicações de formatos variados. Os arquivos de documentos e correspondências costumam ser de aço, com gavetas deslizantes, nas dimensões das pastas que ficam apoiadas nos trilhos. Por isso são chamadas de pastas suspensas. Existem ainda os arquivos de fichas que são colocados em cima de mesas.

Além de lápis, papel, caneta e envelopes, o arquivador trabalha com alguns materiais específicos. Conheça alguns deles:

Ficha

Retângulo de cartolina, pequeno ou grande, com linhas (pauta) ou liso, onde é registrada a informação. Pode ser branca ou colorida.

Guia divisória

retângulo de cartão resistente que serve para separar as seções do arquivo. Sua função é marcar a divisão dos grupos de documentos, facilitando a busca e volta da ficha ou documento para o arquivo. A guia divisória tem uma saliência na parte superior para anotar o assunto, as letras em ordem alfabética ou os números.

Pasta

Folha de papelão resistente, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos.

Lembre-se:
É muito importante fazer sempre uma cópia dos arquivos eletrônicos. Essa cópia de segurança é chamada de back-up.