Apesar da tendência de informatizar o trabalho e digitalizar os documentos por questões de agilidade e de espaço, o arquivo físico, com papéis e gavetas, mantém seu lugar e os arquivos de papéis continuam importantes.
É preciso não esquecer que determinados documentos têm valor legal e fiscal – como os relativos ao Imposto de Renda, por exemplo. Por isso precisam ser guardados pelo prazo estabelecido pelo órgão competente. Os documentos relativos à vida funcional dos empregados não podem ser descartados nunca. Mesmo que o empregado saia da empresa é preciso manter a sua pasta.
Para outros tipos de documentos como correspondências e informações, muitas empresas já adotam apenas o arquivo eletrônico. Mas mesmo esse arquivo eletrônico precisa ser organizado.
As informações e os documentos devem ser classificados e são “guardados” em pastas que ficam nos diferentes diretórios do computador. Na linguagem da informática, guardar é salvar.
Sugestivo, não?
Um arquivo digital tem várias vantagens. Se as pastas e subpastas estiverem bem nomeadas e organizadas, ele terá a vantagem da rapidez e da agilidade na localização dos documentos.
Em geral, os softwares têm instrumentos de busca para facilitar o trabalho. Para achar um documento, basta escrever uma palavra-chave que tenha a ver com o assunto e a máquina fará a busca automaticamente.
Lembre-se:
Apesar de toda tecnologia, a necessidade de organização da informação e a profissão de arquivista ou auxiliar de arquivo vão permanecer. Só que as rotinas e métodos de trabalho vão mudar e se atualizar de acordo com a evolução dos métodos de arquivamento.
A economia de espaço é outra vantagem. Ao contrário dos arquivos eletrônicos, papéis e documentos exigem um grande espaço físico para serem guardados. Até mesmo alguns documentos contábeis podem ser gerados e armazenados em computador, sem necessidade de impressão.
